Rimborsi spese: detrazione IVA e limiti sui costi.

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Quali sono i limiti sui rimborsi spese? Analisi delle tipologie e limiti fiscali.

I rimborsi spese, disciplinati fiscalmente dall’ art. 95 del TUIR, hanno trattamenti ed effetti diversi in base alla tipologia: rimborsi spese analitici, rimborsi forfetari o rimborsi misti. Con questo documento proviamo a fare chiarezza sulle differenze e sui punti fondamentali.

Rimborsi spese analitici o a piè di lista

Per rimborsi spese analitici intendiamo le singole spese documentate in una nota spese dal dipendente, che siano inerenti con l’attività lavorativa, e con i relativi pagamenti effettuati.

Le spese sostenute per viaggio sono deducibili per intero, salvo caso in cui il dipendente utilizzi un autoveicolo di sua proprietà o noleggiato, in quanto si fa riferimento alla normativa dei rimborsi chilometrici nella tabella ACI per il tipo di autoveicolo utilizzato e il costo chilometrico.

Le spese di vitto e alloggio sono deducibili (Circ. 6/2009 Agenzia delle Entrate):

  • nel limite del 75 % per le trasferte nel territorio comunale;
  • nel limite di 180,76 euro giornalieri per le trasferte fuori dal territorio comunale, in Italia;
  • nel limite di 258,23 euro giornalieri per le trasferte fuori dal territorio comunale, all’estero.

Le spese di vitto e alloggio fanno riferimento esclusivamente a quelle sostenute dal dipendente, quando invece riguardano spese sostenute per soggetti terzi, si parla di spese di rappresentanza.

Le spese di rappresentanza sono deducibili nella misura del 75 %  nel rispetto di ulteriori limiti applicabili alla soglia dei ricavi (art. 109 del TUIR):

  • limite 1,5 % per ricavi fino a 10 milioni di euro;
  • limite 0,6 % per ricavi compresi da 10 a 50 milioni di euro;
  • limite 0,4 % per ricavi da 50 milioni di euro in poi.

Ecco un quadro riepilogativo:

SPESE DEDUCIBILITA’
Spese di viaggio  100%
Rimborsi chilometrici Nei limiti dei chilometri percorsi dalla tabella ACI
Spese di vitto e alloggio
Trasferta nel Comune Trasferta fuori dal Comune
75 % 180,76 euro in Italia
/ 258,23 all’estero

Detrazione IVA e deducibilità IRAP

La società può detrarre l’IVA solo se documentata su fattura intestata alla società, tenendo sempre conto dell’inerenza di deducibilità del costo e i casi di indetraibilità IVA. Non si può detrarre l’IVA su spese di rappresentanza.

Ai fini IRAP, i rimborsi spese analitici sono deducibili nella determinazione del valore della produzione netta.

Rimborsi spese forfetari

Per rimborsi spese forfetari intendiamo quando l’impresa stabilisce un’importo fisso a prescindere dalle spese effettivamente sostenute.

Le indennità di trasferta sono sempre deducibili dal reddito di impresa, senza alcun limite di deduzione e obbligo di documentare con fattura le spese sostenute. Inoltre non sono tassate in capo al dipendente entro i predetti limiti:

  • 46,48 euro al giorno in Italia;
  • 77,47 euro al giorno all’Estero.

Detrazione IVA e deducibilità IRAP

La società non può detrarre l’IVA dato che non c’è nessun documento che prova l’esistenza delle spese effettuate.

Ai fini IRAP le indennità di trasferta sono interamente deducibili se erogate nei confronti di dipendenti assunti a tempo indeterminato.

Rimborsi spese misti

Per rimborsi spese misti intendiamo il caso in cui una società decida di rimborsare una parte delle spese in modo analitica e l’altra in modo forfetario.

L’inquadramento fiscale seguirà i limiti di deducibilità solo sulle spese analitiche e le regole riguardanti i rimborsi forfetari per i rimborsi fissi stabiliti dalla società.

Ai sensi dell’art. 51 comma 5 del TUIR le franchigie di esenzione del dipendente sono ridotte di un terzo o di due terzi nei casi di rimborsi misti in cui il datore di lavoro rimborsi analiticamente le sole spese di vitto e alloggio in aggiunta all’indennità forfetaria pattuita.

 

 

 

 

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